Heb je je ooit afgevraagd hoe succesvolle mensen hun takenlijstjes afkrijgen en daarnaast nog tijd overhouden om te ontspannen? Iedereen kent wel zo iemand die alle ballen tegelijk in de lucht weet te houden: een drukke baan, een huishouden met kinderen, hobby’s en er dan ook nog eens picobello uitzien. Van buitenaf gezien lijkt het onmogelijk het allemaal klaar te spelen. Toch is het zo moeilijk niet. Het geheim zit ‘m in goed plannen, prioriteiten stellen en focussen. In dit artikel delen we een aantal tips die je daarbij kunnen helpen.
Verbeter je productiviteit
Werken is niet hetzelfde als productief zijn. Het gaat er niet om hoeveel uren je achter je computer doorbrengt, maar om wat daadwerkelijk uit je handen komt. Het is belangrijk om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. Op die manier kun je je tijd optimaal benutten. Probeer daarom een balans te vinden in zoveel mogelijk doen en het zo goed mogelijk doen. Dit betekent dat je niet alleen je taken op tijd afrondt, maar ook zorgt voor de beste resultaten. Waar het om gaat is wat je écht bereikt. Je kunt bijvoorbeeld een hele dag ‘werken’ aan een rapport, maar als je aan het eind niets concreets hebt, ben je niet productief geweest.
Lukt het je niet om je werk om te zetten in resultaten, probeer dan eens de SMART-methode en stel jezelf SMART-doelen. Smart staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. In plaats van ‘Ik ga werken aan een project’ zeg je: ‘Ik schrijf vandaag 500 woorden voor het rapport en ben tegen lunchtijd klaar.’ Je hebt nu een duidelijk omschreven en haalbaar doel.
Het belang van prioriteiten stellen
Een belangrijk onderdeel van productiever werken is het stellen van prioriteiten. Niet alle taken zijn even belangrijk. Sommige hebben een hogere prioriteit omdat ze dringender zijn of omdat je een belangrijke deadline hebt. Daarom is het belangrijk om eerst een onderscheid te maken op basis van prioriteit. Op die manier kun je je concentreren op wat echt belangrijk is en voorkom je dat je tijd verspilt aan minder belangrijke taken.
Om snel en duidelijk prioriteiten te stellen, kun je gebruik maken van de Eisenhower-matrix. Daartoe maak je een overzicht van alle dingen die je moet doen en vervolgens verdeel je ze onder in vier kwadranten: urgent en belangrijk (meteen doen), belangrijk maar niet urgent (inplannen), urgent maar niet belangrijk (delegeer) en niet urgent en niet belangrijk (wegstrepen). Op deze manier kun je focussen op wat echt gedaan moet worden en houd je meer tijd over voor jezelf, je familie en zelfliefde (waar ook verzorging van jezelf – een bezoek aan de kapper bijvoorbeeld – onder valt).
Waarom time management zo belangrijk is
Je krijgt meer gedaan op een dag wanneer je goed time management hebt. Daarvoor is het belangrijk om altijd een goed overzicht te hebben van wat er allemaal nog moet gebeuren. Het gaat niet alleen om het inplannen van taken, maar ook om het inschatten van hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen. Dit helpt je om realistische doelen te stellen en je werkdag beter te plannen. Heb je hier nog moeite mee? Overweeg dan om een cursus te volgen van Het Effectieve Werken waar je al deze vaardigheden leert.
Het vermijden van afleidingen
Je kunt nog zo goed prioriteiten stellen en plannen maken, maar als je je gemakkelijk laat afleiden, zal er van je productiviteit niet veel terecht komen. Het is menselijk om je te laten afleiden (misschien ook omdat je de taak die voor je ligt niet leuk of zwaar vindt), maar afleiding is funest voor je resultaten. Afleidingen zorgen ervoor dat je je concentratie verliest en dat je daardoor meer tijd nodig hebt om bepaalde taken af te krijgen. Een taak die normaal 30 minuten zou kosten, kan makkelijk uitlopen naar uren.
Om effectief te kunnen werken, moet je leren hoe je deze afleidingen kunt vermijden. Daarvoor moet je eerst eerlijk in kaart brengen wat jou specifiek afleidt – want dat verschilt per persoon. Neem een dag of twee de tijd om te noteren wanneer en waardoor je focus wegvalt. Bekende voorbeelden zijn: een Netflix-serie waar je helemaal in zit of thuiswerken met een hond die uitgelaten moet worden, de wasmachine die op volle toeren draait, of kinderen die steeds binnenkomen met vragen of ruzie. Zodra je je grootste triggers kent, kun je ze gericht aanpakken. Hier zijn een paar concrete tips:
- Voor je telefoon en series/social media: zet je telefoon op stil of vliegtuigmodus tijdens focusblokken en leg hem fysiek in een andere kamer (niet op je bureau!).
- Experimenteer ook eens met apps om bepaalde websites die je afleiden tijdens je werkuren te blokkeren.
- Plan vaste wandelmomenten voor de hond in je agenda (bijvoorbeeld direct na een Pomodoro-sessie – zie ‘Doe niet aan multitasken’ – of tijdens de lunchpauze) zodat de hond leert wanneer het zijn beurt is.
- Communiceer duidelijke regels naar je kinderen toe: ‘Mama/papa werkt van 9 tot 11 uur in de stille kamer – alleen als er echt iets is mogen jullie naar me toekomen.’
- Schakel eventueel je partner of een oppas in, of plan je werkblokken juist op de schooltijden of vrije middagen van de kinderen, zodat je echt ongestoord kunt doorwerken.
- Voor jongere kinderen kun je denken aan een timer die aangeeft wanneer je pauze hebt om samen te spelen.
- Experimenteer met noise-cancelling headphones of focus-muziek (klassiek, lo-fi of ambient) om omgevingsgeluiden te blokkeren.
- Werk verder in een vaste, opgeruimde werkplek met de deur dicht. Neem je tijd om je bureau te reorganiseren. Dat is geen tijdsverlies, maar op den duur is het tijdswinst!
Het kost even moeite om je gewoontes aan te passen, maar na een week merk je al dat je veel sneller en met geconcentreerder door je taken heen gaat.
Doe niet aan multitasken
Veel mensen denken dat multitasken een manier is om zoveel mogelijk te doen op een dag. Toch werkt dit vaak juist averechts. Je bent veel minder gefocust als je meerdere taken tegelijk probeert te doen – je brein moet steeds switchen, wat tot wel 40% meer tijd en meer fouten kan leiden. In plaats daarvan is het beter om je te concentreren op één taak tegelijk en deze volledig af te ronden voordat je naar de volgende gaat. Dit geeft ten eerste voldoening – je hebt een taak afgerond! – en motivatie, en verder vermindert het stress en levert het vaak betere kwaliteit op.
Om je concentratie langer vast te houden, kun je een focusmethode gebruiken. De Pomodoro-techniek is een klassieker: werk 25 minuten keihard gefocust, neem 5 minuten pauze, herhaal dit vier keer en neem dan een langere pauze (15-30 minuten). Het helpt vooral als je snel afgeleid raakt of moeite hebt om te starten.
Als 25 minuten te kort voelt en je vaak net in je flow zit als de timer afgaat, probeer dan een van deze alternatieven:
- Flowtime: werk aan één taak zolang je focus goed is (vaak 40-90 minuten), neem daarna een pauze die ongeveer 1/5 van je werktijd is (bijv. 10 minuten na 50 minuten werk).
- 52/17-regel: werk 52 minuten vol focus, gevolgd door 17 minuten echte rust (wandelen, stretchen, even wegkijken). Je kunt daarna weer fris en gefocust aan het werk.
